Potretkata.co, Bontang – Masih banyak aparatur sipil negara (ASN) yang belum memahami perbedaan antara arsip utama dan arsip kondisional. Padahal, keduanya memiliki fungsi penting dalam administrasi kepegawaian, terlebih setelah terbitnya Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Kepala BKPSDM Bontang, Sudi Priyanto, menjelaskan bahwa arsip ASN secara umum terbagi menjadi dua kategori, yakni arsip utama dan arsip kondisional. Perbedaan keduanya terletak pada sifat kepemilikan dan keberlakuannya bagi setiap ASN.
Arsip utama ASN merupakan dokumen yang wajib dan pasti dimiliki setiap pegawai. Arsip ini menjadi dasar administrasi kepegawaian serta acuan dalam berbagai layanan dan proses kenaikan hak kepegawaian.
Contoh arsip utama antara lain Surat Keputusan (SK) CPNS, SK PNS, SK Pangkat, serta SK Kenaikan Gaji Berkala (KGB). Dokumen-dokumen tersebut menjadi fondasi rekam jejak karier seorang ASN.
Sementara itu, arsip kondisional adalah dokumen yang muncul karena kondisi tertentu dan tidak dimiliki oleh semua ASN. Arsip ini hanya terbit apabila terdapat peristiwa atau situasi khusus yang dialami pegawai.
Contohnya seperti SK Hukuman Disiplin (Hukdis) atau SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN). Karena sifatnya situasional, tidak semua ASN memiliki arsip jenis ini.
Seiring kebijakan digitalisasi, baik arsip utama maupun kondisional kini wajib diunggah dalam bentuk digital melalui Document Management System (DMS) SIASN.
“BKN tidak lagi menerima pengajuan arsip dalam bentuk fisik atau nondigital,” sebutnya, Selasa (17/2/2026).
Dirinya menegaskan, di Bontang ketentuan ini juga telah diterapkan. DMS SIASN berfungsi layaknya e-Takah dalam aplikasi SIASN, sehingga seluruh arsip ASN terdokumentasi secara elektronik dan terintegrasi secara nasional.
“Dengan pemahaman yang baik mengenai jenis arsip ini, ASN diharapkan lebih tertib dalam pengelolaan dokumen kepegawaiannya,” tutupnya. (Rae)
